Gestione di un processo di Selezione del personale in Teamworks

Iniziamo da questo post a pubblicare esempi di sistemi realizzati con Teamworks.
Ringrazio Gaetano Francioso di Arianna Consulting per il suo contributo alla realizzazione di questo processo e per averne preparato una descrizione.
Il seguente processo, piuttosto complesso, di selezione del personale è stato implementato con Teamworks ed è in produzione presso un nostro cliente in UK.
La soluzione implementata prevede 5 sottoprocessi:

• Open New Position Process
• Interview Candidates Process
• Select And Generate Offer Process
• New Hire OnBoarding Process
• New Hire Orientation Process

Gli attori del processo sono:

• Hiring Manager
• HR Admin
• Hiring Team
• Human Resource
• IT Admin
• Security Guard
• Candidate

In aggiunta sono previste alcune attività svolte dal sistema, esiste quindi un “partecipante” SAP HR System che non rappresenta una figura umana all’interno del processo ma appunto il sistema SAP.
Open New Position Process
Gli attori che intervengo in questo sub-process sono L’Hiring Manager e l’HR Admin, interviene anche il sistema per il controllo di una business rule (inteso come azione automatica effettuata da Teamworks che indirizza il task in base ai risultati dal controllo sulla regola)
Il processo ha inizio con la richiesta da parte di un Hiring Manager per l’apertura di una nuova posizione. L’utente appartenente al gruppo Hiring Manager accede al portale digitando i propri username e password e compila una scheda in cui richiede la copertura di un determinato ruolo.
Una volta inseriti e confermati i dati, Teamworks effettua una verifica per l’applicazione di una business rule: se il livello di assunzione richiesto è inferiore al 3° e il salario previsto inferiore a 80000 £ la nuova posizione viene auto-approvata, se invece queste due condizioni non sono verificate è necessaria l’approvazione da parte del HR Admin.
Interview Process
Attori di questo sub-process sono l’Hiring Manager, la divisione HR, i candidati ovviamente fanno parte in quanto partecipano ai colloqui ma non interagiscono con Teamworks direttamente.
Quando l’apertura della nuova posizione è stata approvata inizia il processo di selezione del candidato. La divisione HR riceve la richiesta in base ai dati inseriti dall’Hiring Manager seleziona una lista di potenziali candidati fra cui scegliere e la invia all’Hiring Manager che deve valutare i candidati.
Quest’ultimo ricevuta la lista decide chi incontrare e lo comunica a HR.
Ricevuta la lista “scremata” di candidati, HR li contatta e organizza i colloqui.
A questo punto il manager effettua i colloqui con i candidati e inserisce nella scheda l’esito dei colloqui e se ci sono candidati ai quali è stata offerta la posizione, se è stato selezionato un candidato parte il processo di generazione dell’offerta.
Select And Generate Offer Process
In questa parte del processo si provvede a completare e far pervenire l’offerta al candidato selezionato. Questo è il sotto processo più complesso sia per il numero di attività di cui è composto sia per il numero di gruppi di attori coinvolti (Hiring Manager, HR Admin e System che si occupa di svolgere le azioni automatiche).
Il primo a ricevere il task da completare è l’Hiring Manager che deve inserire i dati relativi a salario, bonus e data di inizio del nuovo candidato, siamo quindi all’interno dell’attività Generate Offer.
A questo punto c’è un controllo sulla stessa business rule precedentemente verificata ovvero se nel sottoprocesso di apertura di una nuova posizione si era resa necessaria l’approvazione da parte dell’HR Admin, anche adesso sarà necessario che lo stesso avalli la scelta del candidato e le
condizioni offerte. Se rifiuta allora il task torna all’Hiring Manager che dovrà rivedere le sue scelte, altrimenti si va avanti con la presentazione dell’offerta al candidato.
Come possiamo vedere, collegata all’attività HR Approve Offer (nella swim lane HR) è collegato un timer che porta ad un’altra attivià, Escalate task: se l’approvazione, o il rifiuto, da parte dell’HR Admin non avviene entro 10 minuti dall’inizio dall’apertura del task, l’attività assume priorità “urgente”.
Come si vede questa attività si trova nella swim lane System, ciò vuol dire che viene eseguita dal sistema senza l’intervento umano.
In caso di approvazione il candidato riceverà l’offerta e potrà richiedere un aggiustamento delle condizioni, in questo caso gli verrà cuminicato che le sue richieste sono al vaglio dell?Hiring Manager, accettare l’offerta, o rifiutare. Come è ovvio negli ultimi due casi il sottoprocesso termina e gli viene notificato come e se procedere, nel primo invece le richieste del candidato vengono girate all’Hiring Manager e il processo riparte da quel punto.
New Hire Onboarding Process
Se il candidato ha accettato l’offerta si passa al sottoprocesso successivo, attori sono: HR Admin, IT Admin, Security Guard.
Questo sub-process consiste nell’inserimento/creazione dei dati del neo-assunto all’interno della struttura dati della Reuters, si inseriscono dati anagrafici e quelli relativi a stipendio, benefits, numero del tesserino etc.
Come si vede dalla figura sottostante l’HR Admin deve approvare, dopodichè viene aggiornato il sistema informativo di SAP (automaticamente), l’IT Admin provvede a creare l’account di mail, e il Security Guard si occupa dei badge e accessi alle strutture informatiche.
L’attività”Setup Emplyee Info” a destra delle tre attività svolte in parallelo (quelle appena descritte) in realtà non è svolta dall’IT Admin ma è un aggiornamento delle variabili con i dati inseriti (mail, telefono etc).
New Orientation Process
A questo punto il processo prosegue con l’inizio dell’attività da parte del candidato che non è più candidato ma è dipendente. L’attività successiva del processo quindi non è altro che la notificazione all’Hiring Manager della data di inizio del nuovo assunto, quindi l’Hiring Manager dovrà:

• chiamare il neo-assunto e fornigli le indicazioni relative a data di inizio e luogo dove recarsi il primo giorno di lavoro
• organizzare un incontro con l’impiegato per il primo giorno di lavoro
• organizzare la visita degli uffici, sempre per il primo giorno
• inviare una mail agli impiegati per comunicare qualcosa relativamente al nuovo collega
• accogliere l’impiegato il primo giorno
• presentare il nuovo impiegato agli altri
• assicurasi, tramite la divisione HR che tutte le pratiche siano completate

Onboarding Process con Blueprint
L’attività o sottoprocesso Onboarding è stato modellato con Blueprint, il software fornito direttamente on line (Software as a Services, SaaS) da Lombardi.
Questo prodotto consente di modellare il flusso delle attività all’interno del processo, senza entrare nel dettaglio di come queste verranno eseguite.
Vengono fornite tre differenti viste del processo: diagram, molto simile a quello che abbiamo visto in Teamworks, documentation che è una lista della attività tipo indice in cui sotto ogni riga possiamo inserire commenti e note, discovery map che la più interessante in quanto offre in un colpo d’occhio informazioni sulle attività, sui partecipanti e sulle sottoattività.
Come si può vedere dalla figura 8 in alto ci sono i partecipanti e sotto le attività di livello superiore, in grigio le sottoattività.
Il vantaggio nell’utilizzo di Blueprint consiste nel fatto che possiamo anticipare eventuali problemi nella modellazione del processo, comprende uno strumento di analisi che ci da un’idea di quali sono le attività che più impattano sul flusso del processo offrendo un vantaggio appunto nell’anticipazione dei problemi.
Il processo modellato in Blueprint è stato poi importato in Teamworks, quindi non si deve modellare due volte il processo: prima si definisce quale è il flusso delle attività e dove e come intervengo gli utenti e poi si modella il flusso eseguibile, con le regole, le tabelle, le integrazioni, le attività svolte in automatico e tutto quello che serve affinché il processo sia completo.